Gestion documentaire IA : vos fichiers deviennent des données exploitables

Le module Documents de Clivio transforme vos fichiers statiques — PDF, images, Word, scans — en données structurées, consultables et automatisables. Au lieu de chercher une facture dans une arborescence de dossiers, vous la retrouvez en quelques secondes par fournisseur, montant, date ou contenu. C'est un système de gestion documentaire pensé pour les indépendants et les TPE françaises, pas pour les directions documentaires des grands groupes.

Trois façons d'alimenter Clivio, zéro friction

L'ennemi de l'organisation, c'est la friction. Clivio propose donc trois canaux d'ingestion qui s'intègrent à vos habitudes au lieu de les bousculer.

L'adresse email dédiée

Chaque compte Clivio dispose d'une adresse d'ingestion en @inbox.clivio.app. Transférez une facture ou un contrat reçu par email : la pièce jointe apparaît aussitôt dans votre espace. C'est le réflexe le plus simple à adopter — un transfert, et le document est archivé, lu et classé. Pour aller plus loin sur ce canal, lisez notre guide pour centraliser les factures reçues par email.

La dropzone publique

Fini de courir après les pièces de vos clients ou de votre expert-comptable. Partagez un lien public personnalisé à vos couleurs : vos correspondants y déposent leurs fichiers, qui arrivent directement dans votre espace de travail.

L'inbox intelligente

Tout ce qui entre dans Clivio transite par une inbox de tri. L'IA pré-analyse chaque fichier (résumé, tags, type) avant que vous ne l'acceptiez dans votre espace ou ne le rejetiez. Votre bibliothèque reste propre, sans spam ni doublon. Le détail de ce parcours est expliqué sur la page Fonctionnement.

Une IA qui lit vos documents à votre place

Le cœur de Clivio Documents, c'est l'analyse automatique. Pour chaque fichier, l'IA :

• Identifie le type de document : facture, contrat, pièce d'identité, attestation, courrier…
• Extrait les champs clés : dates, montants HT/TTC/TVA, numéros, parties prenantes, échéances.
• Rédige un résumé : l'essentiel d'un contrat de 50 pages en un paragraphe.
• Attribue des tags automatiquement pour accélérer le classement.

Résultat : vous ne re-saisissez plus rien, et chaque document devient une fiche de données interrogeable. C'est exactement ce qui alimente le module Finance pour le suivi de vos dépenses.

Le Registre : un annuaire construit à partir de vos documents

Chaque personne, entreprise ou projet mentionné dans vos fichiers est indexé dans le Registre. Cliquez sur un fournisseur : vous voyez l'ensemble des factures reçues, des contrats signés et des échanges qui le concernent. Clivio construit ainsi, au fil de vos imports, un véritable graphe de connaissances de votre activité — sans aucune saisie de votre part.

Une organisation proactive, pas un simple stockage

Clivio ne se contente pas d'empiler vos fichiers. Il surveille ce qu'ils contiennent :

• Suivi des documents récurrents : définissez les pièces attendues chaque mois (quittance de loyer, facture d'énergie…). Clivio vous alerte si l'une d'elles n'arrive pas.
• Dossiers intelligents : créez des dossiers dynamiques fondés sur des règles (« toutes les factures 2026 du fournisseur X ») qui se remplissent seuls. C'est la base d'un classement automatique de vos factures.
• Rappels centralisés : chaque date d'échéance ou d'expiration détectée dans vos documents alimente un tableau de bord unique — et votre Calendrier.

Des outils PDF intégrés

Manipulez vos fichiers sans quitter Clivio :

• Découpage intelligent : vous avez scanné 50 factures dans un seul PDF ? L'IA détecte où chaque document commence et propose les points de coupe.
• Mode caviardage : partagez un document sensible en masquant en un clic montants, noms ou données personnelles.
• Comparaison de versions : visualisez instantanément ce qui a changé entre deux versions d'un contrat.
• Audit IA : repérez une signature manquante ou une date expirée avant qu'elle ne devienne un problème.

Des automatisations SI/ALORS

Le moteur d'Automatisations vous permet de créer des règles métier : « SI le type de document est une facture ET le montant dépasse 1 000 €, ALORS créer une tâche de validation et m'envoyer une notification ». Les documents déclenchent ainsi des actions dans vos autres modules — Tâches, notifications, classement — sans intervention manuelle.

Et la facturation électronique 2026 ?

Avec la réforme de la facturation électronique, vos factures arriveront de plus en plus via votre plateforme agréée — mais aussi toujours par email, par courrier dématérialisé ou par vos autres outils. Clivio ne remplace pas votre plateforme agréée : il organise tout ce qu'elle (et vos autres canaux) vous envoie. Classement par fournisseur, extraction des montants et des échéances, recherche instantanée : vous gardez la main sur vos justificatifs. Pour le cadre complet, consultez notre guide de la facturation électronique 2026.

FAQ

Quels formats de fichiers Clivio accepte-t-il ?

PDF, images (JPG, PNG) et documents Word. Les scans et photos de documents sont lus par l'IA comme n'importe quel PDF.

Comment mes documents arrivent-ils dans Clivio ?

Par glisser-déposer dans l'application, par transfert d'email vers votre adresse @inbox.clivio.app, ou via votre lien de dropzone publique. Tout transite par l'inbox de tri avant d'être accepté dans votre espace.

Clivio remplace-t-il mon outil de facturation ou ma plateforme agréée ?

Non. Clivio n'est ni un outil de facturation au sens légal, ni une plateforme de dématérialisation partenaire. C'est une couche d'organisation en aval de la réception : elle classe, lit et rend interrogeables les documents que vous recevez.

Puis-je partager un document sans exposer des données sensibles ?

Oui. Le mode caviardage permet de masquer montants, noms ou identifiants en un clic avant partage.

Comment retrouver rapidement un document précis ?

Par la recherche globale, qui interroge le contenu et les données extraites (fournisseur, montant, date), par les tags automatiques, ou via le Registre en cliquant sur une entreprise ou une personne.

Prêt à arrêter de classer à la main ?

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