Comment fonctionne Clivio : du chaos documentaire à la clarté en 3 étapes

Clivio transforme vos fichiers éparpillés en un système interrogeable et actionnable, en trois étapes : vous faites entrer vos documents, l'IA les lit et en extrait les données, puis vous agissez dessus — recherche, alertes, finances, automatisations. Pas de paramétrage interminable, pas de migration de vos anciens outils : le système s'enrichit à chaque document ajouté.

Étape 1 : faites entrer vos documents

Le meilleur système est celui que vous utilisez vraiment. Clivio multiplie donc les canaux d'entrée pour coller à vos habitudes :

• Glisser-déposer : déposez PDF, images et scans directement dans l'application.
• Transfert d'email : transférez factures et contrats vers votre adresse @inbox.clivio.app — la pièce jointe arrive dans votre inbox instantanément. Voir le module Mail.
• Import Gmail : connectez votre boîte pour importer automatiquement les pièces jointes qui comptent, y compris dans votre historique.
• Dropzone publique : partagez un lien à vos clients ou à votre expert-comptable ; leurs fichiers arrivent directement dans votre espace.

Tout ce qui entre transite par une inbox de tri : l'IA pré-analyse chaque fichier et vous validez (ou rejetez) avant l'intégration définitive dans votre bibliothèque.

Étape 2 : l'IA lit et extrait

En quelques instants, chaque document accepté est analysé :

• Type de document : facture, contrat, reçu, attestation, pièce d'identité…
• Champs structurés : montants HT/TTC/TVA, dates, échéances, numéros, fournisseurs.
• Résumé automatique : l'essentiel d'un long document en un paragraphe.
• Tags automatiques : pour accélérer classement et recherche.
• Registre : chaque personne ou entreprise citée est indexée, construisant un graphe de connaissances de votre activité.

Le détail de ces capacités est présenté sur la page Documents.

Étape 3 : passez à l'action

Une fois vos documents structurés, tout votre espace Clivio s'anime :

• Recherche intelligente : interrogez en langage naturel — « factures de plus de 1 000 € reçues ce trimestre » — et obtenez des résultats instantanés.
• Finance : les reçus deviennent des transactions à valider en un clic, avec suivi de la TVA et rapports pour votre expert-comptable. Voir Finance.
• Questions à vos documents : posez une question sur n'importe quel fichier — « quel est le délai de paiement de ce contrat ? » — et obtenez la réponse sourcée.
• Dossiers intelligents : des règles de classement qui rangent vos documents tout seuls, la base d'un classement automatique de vos factures.
• Alertes d'échéances : les dates détectées alimentent votre Calendrier et déclenchent des rappels avant expiration.
• Automatisations SI/ALORS : « SI facture > 500 €, ALORS créer une tâche de validation » — vos documents déclenchent des actions dans les modules Tâches et au-delà.

Une boucle qui s'améliore en continu

Chaque nouveau document alimente le système : nouvelles entités au Registre, nouvelles transactions en Finance, nouvelles échéances au Calendrier. Plus vous utilisez Clivio au quotidien, plus votre organisation est complète et précise — sans aucun effort de saisie supplémentaire.

Et la facturation électronique 2026 ?

Avec la réforme, vos factures circuleront de plus en plus via une plateforme agréée. Clivio ne remplace pas votre plateforme agréée : il organise tout ce qu'elle (et vos autres canaux) vous envoie. Réception, classement par fournisseur, extraction des montants et échéances, rapports : Clivio est la couche d'organisation en aval de la réception. Cadre complet dans notre guide facturation électronique 2026, et cas concret d'envoi à votre expert-comptable sur la page Factures et expert-comptable.

FAQ

Combien de temps faut-il pour démarrer ?

Quelques minutes : créez votre compte, glissez vos premiers fichiers ou transférez un email vers votre adresse @inbox.clivio.app. L'analyse IA démarre immédiatement.

Faut-il migrer tous mes anciens documents ?

Non. Vous pouvez démarrer avec les documents du moment et importer votre historique progressivement — en masse via la dropzone ou via le scan rétroactif de l'import Gmail.

Mes données restent-elles sous mon contrôle ?

Oui. Vous validez chaque document entrant dans l'inbox, et chaque donnée extraite reste liée à son fichier source pour vérification. Vous pouvez exporter vos documents et rapports (PDF, CSV) à tout moment.

Clivio remplace-t-il mes outils actuels (Drive, Excel, logiciel de facturation) ?

Clivio se place au-dessus de vos canaux existants : il centralise ce qui arrive par email, dépôt ou plateforme, et structure les données. Il n'est ni un outil de facturation au sens légal, ni une plateforme de dématérialisation partenaire.

Que se passe-t-il si l'IA se trompe dans une extraction ?

Vous gardez la main : l'inbox de tri vous permet de valider chaque document, chaque champ extrait est vérifiable sur le fichier source, et les transactions financières exigent votre approbation avant d'entrer dans vos chiffres.

Prêt à passer du chaos à la clarté ?

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